Estymacja czasowa w projektach IT - Klucz do sukcesu

Czym jest oszacowanie projektu? 

Szacowanie projektu oprogramowania jest próbą odpowiedzi na kluczowe pytanie dotyczące czasu potrzebnego na wykonanie danego projektu. 

Na oszacowanie kosztów projektu wpływa wiele czynników, w tym wymagania projektowe, podejście do realizacji i skład zespołu projektowego. Zrozumienie tych czynników i ich wpływu na koszty może pomóc w formułowaniu dokładniejszych szacunków. 

Piramida kosztów-czasu-jakości podkreśla wzajemne powiązania tych czynników i potrzebę rozważenia zasobów niezbędnych do osiągnięcia celów projektu.

5 powodów dla których szacowanie projektu jest tak ważne

Oszacowanie projektu stanowi przede wszystkim podstawę do weryfikacji celu projektu pod kątem dostępnych zasobów i budżetu. 

Poniżej zamieściliśmy 5 powodów, dlaczego przed rozpoczęciem projektu powinno się dokonać jego estymacji: 

1. Cena wykonalności na początkowym etapie projektu. Szacowanie pozwala na dokładniejszą ocenę wykonalności projektu. Może ujawnić ewentualne problemy, ograniczenia technologiczne lub braki w zasobach, które mogą wpływać na sukces projektu.


2. Uniknięcie dodatkowych kosztów. Szacowanie projektu pozwala uniknąć przekroczenia budżetu, generowania dodatkowych kosztów oraz zmniejszenia wstępnego zakresu projektu.


3. Precyzyjne planowanie zasobów. Szacowanie projektu pozwala na określenie niezbędnych zasobów, takich jak czas, ludzie i budżet. Pozwala to na lepsze zarządzanie projektami poprzez przypisanie odpowiednich zasobów na różne etapy projektu.


4. Łatwiejsze zarządzanie terminami. Szacowanie pozwala na ustalenie realistycznego harmonogramu projektu. Pomaga to w skutecznym planowaniu etapów projektu, rozdział zadań i ustalenie terminów wykonania.


5. Zmniejszenie ryzyka niepowodzenia projektu. Szacowanie projektu umożliwia identyfikację potencjalnych zagrożeń i ryzyka związanego z projektem. Pozwala to na podjęcie odpowiednich działań zapobiegawczych i zarządzanie ryzykiem w sposób efektywny.

Kiedy powinno dokonywać się oszacowania projektu?

Niezależnie od tego, czy rozpoczynasz nowy projekt, ubiegasz się o fundusze lub pozwolenia, czy też rozważasz outsourcing rozwoju, powinieneś zlecić oszacowanie projektu oprogramowania. Szacowanie projektu jest procesem iteracyjnym i dynamicznym, który wymaga uwzględnienia zmieniających się warunków i informacji.

Szacowanie na początku projektu

Pierwsze szacowanie powinno być przeprowadzone na wczesnym etapie projektu, gdy jest dostępna tylko ogólna wiedza na temat wymagań i zakresu. Pomaga to wstępnie określić zasoby potrzebne do realizacji projektu i ocenić jego wykonalność. Taki szacunek ma z reguły dokładność od +100% do -50%.

Szacowanie przed rozpoczęciem prac

Przed decyzją o rozpoczęciu właściwej pracy nad projektem, należy przeprowadzić bardziej szczegółowe szacowanie. W tym momencie powinno się już mieć dokładniejsze informacje na temat wymagań, funkcjonalności, terminów i oczekiwań klienta. To pozwoli na szacunki osiągające z reguły od +25% do -10%.

Szacowanie podczas fazy planowania

W trakcie planowania projektu, kiedy już ustalono zakres, cele i priorytety, szacowanie może być użyteczne do określenia konkretnej liczby godzin pracy lub dni potrzebnych do zrealizowania poszczególnych zadań. Pomaga to w ustaleniu sekwencji działań, priorytetów i ocenie ryzyka. 

Szacowanie przy zmianach zakresu projektu

Jeśli w trakcie realizacji projektu zachodzą zmiany w zakresie, funkcjonalnościach lub priorytetach, warto dokonać nowego szacowania. Pozwoli to na ocenę wpływu zmiany na harmonogram, budżet i zasoby oraz na dostarczenie odpowiednich informacji klientowi dotyczących konsekwencji zmiany. 

Czynniki brane pod uwagę podczas szacowania projektu

Specjaliści wykonujący estymację biorą pod uwagę między innymi poniższe czynniki: 

• Wymagania i zakres projektu.


• Złożoność i rozmiar projektu, w tym specyficzne cechy i funkcjonalności zawarte w MVP.


• Wykorzystywane technologie.


• Konieczność wykonania integracji z zewnętrznymi systemami.


• Wielkość i doświadczenie zespołu deweloperskiego. Duży i doświadczony zespół wykonuje projekty szybciej. Jednak może być to również bardziej kosztowne.


• Ramy czasowe. Im krótsze terminy i im większa presja czasu, tym więcej zespołów (a co za tym idzie zasobów) potrzebnych jest do ukończenia projektu na czas, zachowując przy tym wysoką jakość.


• Nieoczekiwane problemy i zmiany. Do rozwiązania zmian w projekcie, problemów technicznych lub innych nieprzewidzianych problemów wymagane są dodatkowe zasoby.


• Narzędzia automatyzacji, takie jak narzędzia ciągłej integracji i dostarczania (CI/CD), mogą przyspieszyć proces rozwoju i obniżyć koszty oprogramowania. 

Zmiana jednego czynnika może wpłynąć na pozostałe elementy. Na przykład, jeśli projekt wymaga wysokiej jakości oprogramowania z zaawansowanymi funkcjami, jego wykonanie może być czasochłonne i kosztowne. Z drugiej strony, jeśli projekt wymaga krótszego harmonogramu realizacji, mogą być potrzebne dodatkowe zasoby, co skutkuje wyższymi kosztami.
 

Podsumowanie: 

Odpowiednio przygotowane oszacowanie projektu ma kluczowe znaczenie dla jego powodzenia. Poprzez zrozumienie podstaw, uwzględnienie kluczowych czynników oraz skuteczną ocenę oszacowań, można zapewnić bardziej dokładne planowanie, realistyczne harmonogramy i lepsze dopasowanie celów projektu do dostępnych zasobów. Wiarygodne szacunki pomagają zminimalizować ryzyko, optymalizować koszty i dostarczać projekty oprogramowania spełniające oczekiwania interesariuszy.