Mamy osoby, ale co dalej?
Wyobraźmy sobie, że jako zespół rozpoczynamy projekt i na etapie białej kartki papieru dostaliśmy od zespołu HR-owego gotową 5 osobową grupę. Dlaczego grupę? Dlatego, że w tym momencie są to przypadkowi ludzie, których nie łączy nic. Docelowo łączyć ich będzie wspólny projekt, a co ważniejsze wspólny cel produktu. W takiej grupie, każda z tych osób jest nowa, nie zna się. Każda ma inny charakter, emocje, doświadczenia.
Co zrobić na samym początku by patrzeć w tym samym kierunku?
1. Przedstawiamy cel projektu
2. Poznajemy naszych docelowych odbiorców w tym klientów, stakeholderów i odbiorców końcowych
3. Określamy w jaki sposób pracujemy (może to być framework jaki wybieramy jako zespół, godziny spotkań np. scrumowych jeśli pracujemy w scrumie, określamy swoją dostępność, sposoby komunikacji itp.)
4. Przygotowujemy swoje środowisko, aby komunikować się transparentnie i by cyklicznie sprawdzać na jakim etapie jesteśmy (to pozwoli nam na bieżąco monitorować przyrost lub też pewne zagrożenia)
Integracja? Na początku? TAK!
Myślę, że te 4 punkty są kluczowe, ale warto także pomyśleć o aspekcie socjologicznym. Nie znamy się, zatem warto poznać siebie na jakimś krótkim spotkaniu integracyjnym by przełamać tzw. pierwsze lody. Może mieć to formę spotkania po pracy, może być to interaktywny warsztat. Metod jest wiele. Warto jednak o tym nie zapominać i nie myśleć tylko czego potrzebujemy pod kątem projektu, lecz czego potrzebujemy też pod kątem ludzi, którzy będą ze sobą spędzać większość czasu w ciągu dnia.
Etapy tworzenia zespołu według Tuckmana
Załóżmy, że wszystko to co opisałam wyżej zostało wykonane. Zespół pracuje. Jako osoba, która tym zespołem zarządza ważne jest, aby obserwować czy wszystko jest w porządku. Mam tu na myśli obserwacje ze spotkań, z rozmów czy też różnych zachowań.
W pracy jak i w życiu nie wszystko układa się zawsze tak jakbyśmy tego chcieli. Pytanie co zrobi nowy zespół, który napotka pierwszą, dużą przeszkodę? Reakcje mogą być różne. Ważne jest, aby wiedzieć jak zareagować. Ważniejsze jest jednak to by wynieść z każdych sytuacji i z każdego doświadczenia dla siebie lub dla zespołu jakąś wartość.
Nasuwa mi się tu myśl: co gdy po długim czasie wszystko z pozoru wydaje się być dobrze, ale osoby w gruncie rzeczy nie są zaangażowane i Ty jako osoba zarządzająca czujesz, że zespół wcale nie idzie razem, tylko kreuje pewne indywidualności? Możemy zatem odpowiedzieć, że to nie jest zespół. Czy tak jest na pewno?
W tym momencie chciałabym, abyśmy przeszli przez znany model Tuckmana w nawiązaniu do budowania zespołów (różnych, nie tylko zespoły w IT).
Bruce Tuckman był amerykańskim psychologiem i badaczem zachowań grup. Jako pierwszy opracował studium na temat dynamiki grup oraz w 1965 roku stworzył swój model w ujęciu budowania zespołów. Uważał, że fazy, które opracował oraz opisał są czymś naturalnym i to one umacniają zespoły tak, że wytwarzają wspólnie wszystkie rzeczy, projekty czy produkty.
Źródło: schemat własny, Canva
Każda z faz ma swój cel. Pokrótce przyjrzyjmy się jak każdy krok wygląda:
FORMING - początek zespołu. Każda strona stara się siebie poznać, osoby unikają zazwyczaj konfliktów czy też dyskusji spornych. Jest to swego rodzaju obserwacja siebie nawzajem, poznanie się. Efekty prac mogą nie być zadowalające, ponieważ zespół robi to co mu przekazano (dosyć książkowo), nie ma tu eksperymentowania. Wszyscy podchodzą raczej z dystansem, bo wciąż brakuje zgrania, a przede wszystkim zaufania. Osoba, która zarządza w tym zespole także poznaje poszczególnych ludzi, ich styl pracy i ma wpływ na to, by później w kolejnej fazie dograć zespół tak, aby razem tworzył jedną całość, szanując różne charaktery i styl pracy, co ostatecznie daje przyrost. W tym momencie także jest przestrzeń na stworzenie zasad współpracy razem z tworzącym się zespołem. Co istotne osoba zarządzająca powinna dopilnować, by zespół od początku wiedział jaki jest cel projektu, jaka ma być wartość ich prac i wszystkie niezbędne wytyczne, aby cel mógł zostać zrealizowany.
STORMING - w tej fazie wszystkie osoby zazwyczaj poznają przeciwne poglądy, inne spojrzenia i inne podejścia. Jest to swojego rodzaju faza buntu, burzy, w której następuje dyskusja lub też momenty konfliktów poprzez przeciwstawne poglądy. Osoby się “docierają” przez co wewnątrz grupy tworzą się wewnętrzne procedury i zasady współpracy. Najważniejsze jest by podczas tego etapu tworzenia się zespołu każdy miał do siebie wzajemny szacunek i starać się, aby nie dochodziło do nieprzyjemnych sytuacji. Lider grupy powinien wyłapać moment i ustanowić swego rodzaju strukturę po wszystkich odbytych wspólnie dyskusjach. Ważne jest też by wyciągnąć z tej fazy jak najwięcej doświadczenia i wniosków, aby w przyszłości “storming” nie występował. Czas trwania tej fazy jest różny. Nie ma określonego terminu. Jest to proces naturalny, który występuje zawsze i zawsze przechodzi. Gdy mamy w zespole ciągły storming wiemy, że coś nie jest tak jak powinno.
NORMING - w tym momencie zespół już posiada ustalone zasady współpracy. Współpraca się normuje, nabiera regularności. Osoba zarządzająca może zatem zostawić zespół i pozwolić mu na samoorganizację. Teraz czas, aby to zespół przejął odpowiedzialność za efektywność swojej pracy. W fazie tej procesy powinny także zostać z ewoluowane, aby przy jakichkolwiek problemach móc zmienić zasady, aby być bardziej optymalnym i bardziej efektywnym.
PERFORMING - etap działania to sprawne i płynne wykonywanie pracy zespołu bez żadnych konfliktów i bez żadnego nadzoru czy też zarządzania. Zespół sam wie jak działać tak by był widoczny efekt prac. Bardzo ważna w tej fazie jest ciągłość tego procesu to znaczy nieustannie bez zakłócenia pracujemy w ustalonych zasadach, z szacunkiem do siebie, transparentnie informując o statusach prac czy też demonstrując swoje efekty pracy. Każda z faz nie oznacza jej końca. W okresie normowania i działania zawsze w momencie pojawienia się konfliktów, wracamy naturalnie do fazy STORMINGU, po to by wyciągnąć wnioski, razem się rozwijać lub też gdy zespół ma nowych członków.
Warto zwrócić uwagę na to, że Tuckman podkreślał, że jest to naturalny i normalny proces u każdego, kto uczestniczy w pracy zespołowej.
Po każdej burzy wychodzi słońce lub tęcza
Warto podkreślić kończąc ten artykuł, że jak to mówi przysłowie: “po każdej burzy wychodzi słońce” i tak to jest moim zdaniem także w procesie tworzenia się zespołu.
Jeśli przyjmujemy zmiany za coś normalnego, postaramy się do nich dopasować, to naturalnie jako zespół przejdziemy przez fazy opisane przez Tuckmana, mając na uwadze ciągły rozwój, ciągłe dopasowywanie się do zmieniającego się otoczenia i zmiennych wymagań biznesowych. To wszystko po to by dostarczać rozwiązania oraz produkty, które są odpowiedzią na wszelakie potrzeby zmieniającego się świata.
Źródła: