Jak zbudowaliśmy recepcję, która odbiera telefon za salon

Wtorek, 11:40

Opisujemy przykład, ale pewnie rozpoznasz w nim swój salon. Kosmetolog jest w połowie zabiegu na twarz, ma na dłoniach sterylne rękawiczki i klientkę na fotelu. Telefon na recepcji dzwoni trzeci raz w ciągu kwadransa. Może to stała klientka, która chce przełożyć wizytę, a może ktoś nowy, kto znalazł salon w mapach.

Każde wyjście coś kosztuje. Jeśli kosmetolog przerwie zabieg, klientka na fotelu straci kilka minut z godziny, za którą zapłaciła. Jeśli nie odbierze i oddzwoni wieczorem, nowa osoba mogła już umówić się gdzie indziej. A po 19:00 salon jest zamknięty i telefon dzwoni dalej, bo ludzie umawiają wizyty wtedy, kiedy sami kończą pracę.

Co się dzieje z połączeniem, którego nikt nie odebrał

W panelu Recepcjo ustawiasz godziny pracy salonu osobno dla każdego dnia tygodnia. Poza nimi połączenie od razu odbiera agent głosowy. W godzinach pracy najpierw dzwonią telefony zespołu, a agent przejmuje rozmowę, gdy przez wybraną przez Ciebie liczbę sekund nikt nie podniesie słuchawki.

Klientka słyszy głos, który przedstawia się wybranym przez Ciebie imieniem i od razu mówi, że jest asystentem AI. Stałą klientkę rozpozna po numerze, jeśli masz ją w książce telefonicznej.

Od agenta głosowego do całej telefonii

Na początku chcieliśmy zbudować własnego agenta głosowego, czyli program, który rozmawia przez telefon po polsku. W trakcie pracy okazało się, że sam agent nikomu się nie przyda, dopóki nie ma go do czego podłączyć. System musi zdecydować, czy połączenie trafi na recepcję, czy do agenta. Rozmowę trzeba nagrać i opisać, a wizytę zapisać w kalendarzu. Zbudowaliśmy więc całą telefonię dla małej firmy: numer, centralę, nagrywanie rozmów, kalendarz i panel, w którym salon wszystko ustawia. Z ponad stu zadań, które rozpisaliśmy po drodze, samego agenta głosowego dotyczyło kilkanaście.

Nad jedną rozmową pracuje kilku agentów

Recepcjo to system kilku agentów AI, z których każdy ma jedno zadanie. Pierwszy rozmawia z klientką na żywo: zna Twój salon, sprawdza wolne terminy i zapisuje wizytę. Gdy rozmowa się kończy, pracę przejmują następni. Jeden zamienia nagranie na tekst, drugi pisze z niego krótkie podsumowanie, a kolejny wyławia ustalenia i terminy. Ty dostajesz w panelu gotowy opis rozmowy.

Agent zna Twoją firmę i trzyma się tematu

Model głosowy chętnie rozmawia o wszystkim. Zapytany o przepis na ciasto albo o poradę prawną, odpowiedziałby, i to pod numerem Twojego salonu. Dlatego agent w Recepcjo zna kontekst Twojej firmy i w rozmowie się go trzyma. Wie, czym się zajmujesz, kiedy pracujesz i jakie masz wolne terminy. Gdy pytanie nie dotyczy salonu, krótko odmawia i wraca do tego, w czym salon może pomóc. Nie obiecuje w Twoim imieniu niczego, czego nie jest pewien, więc pytanie o cenę, której nie zna, zapisuje i przekazuje zespołowi. Handlowcowi, który dzwoni z ofertą, grzecznie podziękuje i zakończy rozmowę. Zostawić wiadomość i umówić wizytę może za to każdy, kto zadzwoni.

Wizyta trafia do kalendarza w trakcie rozmowy

Klientka dzwoni wieczorem i chce się umówić na czwartek po pracy. Agent zagląda do kalendarza salonu, proponuje wolną godzinę i upewnia się, że dobrze się zrozumieli. Kiedy klientka potwierdzi, wizyta jest zapisana. Stała klientka może w ten sam sposób przełożyć albo odwołać termin.

Kalendarz prowadzisz w panelu Recepcjo, w widoku tygodnia albo miesiąca, i tam dopisujesz też wizyty umówione osobiście. Jeśli na co dzień korzystasz z kalendarza Google albo Apple, wizyty z Recepcjo mogą się do niego kopiować.

Każda rozmowa zostaje zapisana

Recepcjo nagrywa wszystkie połączenia na numer salonu, także te, które odbierze ktoś z zespołu. Po rozłączeniu w panelu pojawia się nagranie, transkrypcja i podsumowanie w kilku zdaniach.

Najbardziej przydaje się to rano. Otwierasz listę wczorajszych rozmów i widzisz, kto dzwonił, w jakiej sprawie i co ustalono. Kiedy klientka mówi, że umawiała się na inną godzinę, możesz odsłuchać tę rozmowę.

Jeśli dzwoniąca osoba nie zgadza się na nagrywanie, agent kończy rozmowę, a Ty dostajesz e-mail z informacją, że ktoś próbował się dodzwonić.

Telefon salonu masz tam, gdzie pracujesz

Razem z kontem salon dostaje własny numer telefonu. Możesz podać go klientkom albo poprosić swojego operatora o przekierowanie rozmów z numeru, który już znają.

Odbierasz tam, gdzie Ci wygodnie: na swojej komórce, na komputerze przy recepcji albo na zwykłym telefonie stojącym na ladzie. Powitanie, które słyszy dzwoniący, piszesz własnymi słowami, a Recepcjo czyta je na głos. Jeśli wyjdziesz z salonu i nie zdążysz odebrać, po chwili rozmowę przejmie agent. Do ustawienia tego wszystkiego wystarczy przeglądarka i telefon, który już masz.

Czego Recepcjo nie zrobi

Recepcjo nie zastępuje recepcjonistki. Agent odbiera wtedy, gdy człowiek nie może, i nie zna klientki tak jak osoba, która pracuje z nią od lat. Jeśli masz recepcjonistkę, Recepcjo zdejmuje z niej telefony po godzinach i te, które dzwonią, gdy rozmawia z kimś przy ladzie. Jeśli jej nie masz, zyskujesz kogoś, kto odbierze i zanotuje, a decyzje nadal podejmujesz Ty.

Jak działa w praktyce, zobaczysz na https://recepcjo.ai.